Quo Vide Weblog

15 manieren om je medewerkers te betrekken bij het bouwen van een sociaal intranet.

Een sociaal intranet dat goed aansluit bij de wensen, behoeftes en verwachtingen van medewerkers willen we allemaal. De beste manier om daar voor te zorgen is om je medewerkers bij de bouw van je sociale intranet te betrekken. Bekijk dit blog voor 15 nuttige en leuke manieren.
21 Sep Posted by Quo Vide in | 0 comments

Het is belangrijk om medewerkers te betrekken bij het bouwen van je sociale intranet. Je zorgt er daarmee voor dat het platform beter aansluit bij hun wensen, behoeftes en bij wat zij verwachten van een sociaal intranet. Je vergroot hiermee de kans dat het platform volop gebruikt gaat worden en je creëert zelfs een gevoel van betrokkenheid nog voordat het platform live is.

Hieronder 15 manieren om je medewerkers te betrekken bij het bouwen van je nieuwe sociale intranet. 

Let op: onderstaande volgorde bepaald niet de prioriteit.
 

1. Betrek belangrijke werknemers bij de productevaluatie

Het vinden van de juiste sociale intranet software kan lastig zijn. Kies je voor een standaardpakket of laat je het op maat maken? Niet alleen zakelijke en technische eisen zijn bij je keuze van belang. De software moet ook binnen de bedrijfscultuur passen. Selecteer daarom een aantal medewerkers en betrek hen bij de productevaluatie. Geef ze, indien mogelijk, toegang tot een demo en laat ze het product zelf uitproberen.
 

2. Hou card sorting sessies

Card sorting is een handige methode om te onderzoeken welke navigatiestructuur het beste werkt voor je medewerkers om vervolgens een gebruiksvriendelijke intranet navigatie te kunnen bouwen. Bij card sorting worden op kaartjes geschreven onderwerpen door deelnemers gegroepeerd om zo inzicht te krijgen in wat voor de deelnemers een logische hiërarchie is. Met card sorting kan je een grote groep medewerkers betrekken bij het bouwen van je nieuwe intranet.

Card sorting sessies kunnen ook online gehouden worden met behulp van online software, zoals UsabilityTools en OptimalSort. Het voordeel daarvan is dat veel medewerkers tegelijk kunnen deelnemen en dat je geen sessies op locatie hoeft te plannen. Ook kunnen de resultaten eenvoudig en snel geanalyseerd worden.

Je kan eenvoudig aan deelnemers komen door een nieuwsbericht of blog op je oude intranet te plaatsen en/of een e-mail rond te sturen.
 

3. Hou task testing sessies

Task testing is een andere onderzoeksmethode en volgt vaak na card sorting. Met task testing test je hoe goed medewerkers dagelijkse taken kunnen uitvoeren met een concept intranet navigatie. 

Net als bij card sorting kan task testing online gedaan worden met bijvoorbeeld Treejack. Ook hier zijn de voordelen dat veel medewerkers tegelijk kunnen deelnemen, je geen sessies op locatie hoeft te plannen en dat de resultaten eenvoudig en snel geanalyseerd kunnen worden.
 

4. Voer gebruikerstesten uit

Bij een gebruikerstest worden medewerkers geobserveerd terwijl zij bepaalde taken, zoals het schrijven van een blog of het toevoegen van een document, uitvoeren op je nieuwe sociale intranet. Je krijg hierdoor meer inzicht in wat goed werkt, maar ook vooral in wat voor medewerkers onduidelijk is, waar zij vastlopen en wat voor verwarring zorgt.

Op basis van deze resultaten kan je verbeteringen aanbrengen om ervoor te zorgen dat je nieuwe sociale intranet gebruiksvriendelijk en intuïtief wordt.
 

5. Verstuur een evaluatieonderzoek over het oude intranet

Als je bezig bent met het bouwen van een nieuw intranet, dan is het goed om in de beginfase te onderzoeken wat medewerkers van het huidige intranet vinden. Welke functionaliteiten gebruiken zij bijvoorbeeld en wat vinden zij daarvan? Maar onderzoek ook welke functionaliteiten niet gebruikt worden en waarom niet. Op basis van die resultaten kan je dingen hetzelfde of anders doen bij je nieuwe intranet.

De makkelijkste manier om dit onderzoek grootschalig uit te voeren is om een enquête op te stellen en die op je huidige intranet te plaatsen. 

Belangrijk is wel dat je de enquête vragen eenvoudig en open laat, zodat medewerkers vrij zijn om hun volledige mening te geven. De antwoorden die je dan krijgt zullen waardevol zijn en niet alleen bestaan uit “ja” en “nee”. Hou er ook rekening mee dat mensen vaak geen tijd en moeite willen steken in een te lange enquête. Bedenk van te voren dus goed wat je wil weten en welke vragen je uiteindelijk stelt.
 

6. Organiseer focusgroepen

Een focusgroep is een onderzoeksmethode waarbij een kleine groep medewerkers, begeleid door een gespreksleider, discussiëren over het nieuwe intranet. Je krijg hierdoor meer inzicht in de manier van denken van de medewerkers en hun wensen en behoeftes. Doordat medewerkers de discussie met elkaar aangaan krijg je andere inzichten dan bij individuele interviews en enquêtes.
 

7. Interview stakeholders

Een stakeholder interview is een gesprek met mensen binnen de organisatie op management-, directie- of bestuursniveau die belang hebben bij het succes van het intranet. Deze interviews zijn belangrijk tijdens de ontwikkeling van je nieuwe intranet. Zij geven je namelijk meer inzicht in de verwachtingen, wensen en belangen van de leiders binnen de organisatie.
 

8. Observeer werknemers tijdens hun dagelijkse werk

Door medewerkers te observeren op hun werkplek krijg je uitstekend inzicht in hoe mensen dagelijks werken en welke tools zij gebruiken en nodig hebben om hun werk te doen. Deze methode levert vaak realistischere informatie op dan methodes waarbij mensen zelf informatie moeten verstrekken, zoals bij een enquête of een interview.

Bekijk vervolgens welke functionaliteiten je op je nieuwe sociale intranet kan aanbieden die je medewerkers optimaal ondersteunen bij hun dagelijkse werk.
 

9. Vraag medewerkers om ideeën voor het nieuwe intranet te plaatsen

Een leuke manier om medewerkers te betrekken is om ze te vragen naar ideeën voor het nieuwe intranet. Geef medewerkers de kans om hun gedachtes te delen en wellicht kom je goede innovatieve ideeën tegen waar je zelf nooit aan gedacht had. Maak het proces openbaar, zodat medewerkers ideeën van collega’s kunnen bekijken en erop kunnen reageren.
 

10. Organiseer een wedstrijd om een naam voor het nieuwe intranet te verzinnen

Een wedstrijd om een naam te verzinnen voor het nieuwe intranet wekt veel enthousiasme op bij medewerkers. Houd de wedstrijd openbaar en laat medewerkers de namen liken en erop reageren om ze er nog meer bij te betrekken. Laat medewerkers vervolgens temmen op de beste naam of kies, als je meer controle wil houden, zelf de beste naam uit alle suggesties.
 

11. Laat medewerkers stemmen op een aantal ontwerp concepten

Indien je de genoeg tijd en budget hebt om een aantal ontwerpen met elkaar te vergelijken dan kan dat een geweldige kans zijn om je medewerkers nog meer te betrekken bij het bouwen van je nieuwe intranet. Creëer bijvoorbeeld een poll en laat medewerkers stemmen en commentaar leveren op een aantal ontwerp concepten.
 

12. Breng de content van je oude intranet in kaart

Je oude intranet bevat ongetwijfeld veel waardevolle content dat je wil meenemen naar je nieuwe sociale intranet. Toch moet je hier voorzichtig mee zijn. Het volledig overzetten van alle content is wellicht de eenvoudigste manier, maar is niet altijd aan te raden. Inventariseer daarom van te voren wat er qua content op je oude intranet staat en bekijk wat nog steeds relevant en waardevol is voor je nieuwe intranet. Afhankelijk van de hoeveelheid informatie op je intranet kan dit een tijdrovende klus zijn. Begin hier dus op tijd mee.
 

13. Benoem community managers

Goede community managers zijn belangrijk voor het succes van je sociale intranet. Ze creëren bijvoorbeeld content, helpen medewerkers bij het gebruik van het nieuwe platform en stimuleren en motiveren medewerkers om actief deel te nemen.

Reik uit naar de community managers van je oude intranet of naar medewerkers waarvan je denkt dat ze goede community managers zouden zijn en zorg dat ze voldoende begeleiding krijgen.
 

14. Laat je nieuwe intranet testen door testgebruikers

Laat, voordat het intranet live gaat, het nieuwe sociale intranet testen door een groep testgebruikers. Selecteer deze gebruikers zorgvuldig. Begin bijvoorbeeld met mensen die al technische vaardigheden hebben of die het meeste baad hebben bij het nieuwe sociale intranet. Luister vervolgens goed naar hun feedback. Deze test kan je veel nieuwe inzichten geven. Ook is de kans groot dat je testgebruikers na lancering actieve gebruikers worden die helpen met de gebruikersacceptatie.
 

15. Bouw een goede relatie met content eigenaren op

Ook op een sociaal intranet is goede content cruciaal voor succes. Waardeer daarom je content eigenaren, moedig ze aan, inspireer ze met ideeën en ondersteun ze daar waar nodig om een goede relatie met ze op te bouwen, te behouden en ervoor te zorgen dat zij goede content blijven creëren.

 

Deze 15 manieren zijn natuurlijk hulpmiddelen. Neem voor een vrijblijvend advies over de implementatie of een uitrol van een sociaal intranet gerust contact met ons op. 

T: (31) (0)72 5204444
E: info@quovide.com

Deel met anderen
0 Reacties

Plaats als eerste een reactie, login met je Social Media account.

Plaats een reactie

Om een reactie te kunnen plaatsen moet je inloggen. Je kan eenvoudig inloggen met een Social Media profiel, kies hieronder je voorkeur